Cómo funciona HealthFlow, por dentro

Cuando contratas HealthFlow se crea tu consultorio y tu cuenta de titular. Los pacientes, la agenda, los expedientes y los presupuestos pertenecen al consultorio, no a una persona: por eso, cuando das de alta a otro médico o a tu asistente, todos trabajan sobre la misma información sin tener que duplicar nada.

La separación entre consultorios no depende de que el software recuerde filtrar: está impuesta en la base de datos. Cada consulta a la base va marcada con el consultorio activo y el motor rechaza cualquier fila que no le corresponda, aunque hubiera un error en el código de la aplicación.

1. 1. Se agenda la cita

   Desde el calendario, eligiendo paciente, médico y horario. El sistema no deja empalmar dos citas del mismo médico.

2. 2. Llega el paciente

   Recepción marca su llegada y la cita entra a la sala de espera, que se actualiza en vivo en todas las pantallas.

3. 3. El médico atiende

   Al iniciar la consulta se abre la nota clínica del paciente con su historial, alergias y antecedentes a la vista.

4. 4. Se cierra y se cobra

   Al firmar, la nota queda guardada de forma definitiva y la cita se marca como finalizada. De ahí salen el presupuesto, los reportes y las métricas.

Hay tres tipos de cuenta. El titular es quien contrató el plan: además de atender pacientes, administra al equipo. Los médicos que da de alta tienen una cuenta completa con su propia agenda y sus propias notas. La cuenta de asistente es para recepción.

El asistente es el caso que más cuidado tuvo: gestiona toda la operación de la agenda y la recepción, pero no puede abrir ni leer el contenido clínico de un expediente. Es la separación que pide el manejo de datos personales sensibles — y también la que deja a recepción trabajar sin miedo a tocar algo que no le toca.

Las cuentas se administran desde el menú de tu nombre, en la esquina inferior izquierda de la aplicación, en la opción Cuentas. Ahí ves cuántos lugares incluye tu plan y cuántos llevas usados.

El calendario muestra las citas del consultorio y permite agendar eligiendo paciente, médico, motivo y horario. Cuando hay varios médicos, cada uno tiene su columna y su color, y puedes filtrar para ver solo la agenda de uno.

• Al guardar, el sistema verifica que el médico no tenga otra cita encima en ese horario y no deja crear el empalme.
• Las citas canceladas y las de inasistencia no bloquean el horario: ese espacio queda libre para volver a agendar.
• Cancelar pide un motivo, que queda registrado junto a la cita.
• La etiqueta de especialidad que cada médico configura en Ajustes es la que aparece al elegirlo al agendar.

La sala de espera es un tablero de tarjetas donde cada paciente avanza de columna conforme pasa por el consultorio. Cuando recepción marca una llegada, la pantalla del médico se actualiza sola: no hay que recargar ni avisar por WhatsApp.

El recorrido es de una sola dirección y está cerrado a propósito. Desde Agendada se puede cancelar; desde En espera se puede marcar inasistencia. Una vez que una cita llega a Finalizada, Cancelada o No asistió ya no se mueve — así el historial del día no se puede reescribir.

• La hora de llegada, la de inicio real y la de fin real se registran solas al mover la tarjeta.
• De esos tres tiempos salen el tiempo promedio de consulta y la tasa de inasistencias que ves en el tablero.
• El asistente puede mover las tarjetas de principio a fin sin ver nada del contenido clínico.

El alta de un paciente pide lo mínimo: nombre, fecha de nacimiento y, opcionalmente, CURP y teléfono. Si capturas la CURP se valida su estructura y se impide dar de alta dos veces al mismo paciente con la misma clave.

La ficha guarda dos cosas que no viven en la nota de una consulta suelta, porque son permanentes y tienen que verse en todas: las alergias y los antecedentes.

• Cada alergia lleva sustancia, tipo (medicamento, material, alimento u otro) y severidad (leve, moderada o grave).
• Existe una casilla explícita de «sin alergias conocidas». Una lista vacía es ambigua —¿no tiene, o nadie preguntó?— y esa ambigüedad es justo la que hace daño antes de infiltrar un anestésico.
• Los antecedentes se capturan como banderas clínicas: anticoagulantes, bifosfonatos, prótesis valvular, inmunosupresión, hipertensión, diabetes, embarazo, marcapasos, epilepsia y asma.

Al iniciar la consulta se abre la nota del paciente. Mientras escribes queda como borrador y se guarda sola, así que una sesión que se corta no se lleva el trabajo. La nota es de evolución o, en la primera visita, historia clínica con sus antecedentes heredofamiliares, personales patológicos y no patológicos.

• Padecimiento actual y exploración, con editor de texto enriquecido.
• Signos vitales: los que pida la especialidad configurada, con la tensión arterial siempre presente.
• Diagnósticos con buscador CIE-10 por código o descripción, priorizando los capítulos de tu especialidad sin restringir el resto.
• Plan terapéutico e indicaciones.

Cerrar la nota es el momento importante. El sistema valida que estén los campos obligatorios —los de la NOM-004 más los que agregue tu especialidad— y, si falta alguno, te dice exactamente cuál. Al firmar se estampan tu nombre, tu cédula profesional y la fecha y hora del cierre.

En Ajustes eliges tu especialidad clínica y con eso cambia tu nota: qué signos vitales pide, cómo se llaman los campos, qué bloques extra aparecen y qué diagnósticos se te priorizan al buscar. Hoy están disponibles medicina general, odontología, pediatría, ginecología y obstetricia, medicina interna, traumatología y ortopedia, dermatología, cardiología, oftalmología, otorrinolaringología, psiquiatría, endocrinología y nutrición.

• Pediatría agrega perímetro cefálico, percentiles, esquema de vacunación y desarrollo psicomotor.
• Ginecología agrega FUM, gestas, partos, cesáreas, abortos y semanas de gestación.
• Psiquiatría exige examen mental y registro de riesgo suicida en cada consulta, como respaldo médico-legal.
• Oftalmología pide agudeza visual y presión intraocular por ojo.

Un presupuesto es el plan de tratamiento cotizado. Vive en el paciente y no en una cita, porque un tratamiento largo abarca varias sesiones a lo largo de meses. Cada partida lleva descripción, cantidad, precio unitario y la fase del tratamiento a la que pertenece, para poder presentarlo por etapas.

Se cotiza en borrador, se presenta al paciente y él decide. Si lo rechaza, vuelve a borrador para ajustarlo. Si lo acepta, los precios quedan congelados: a partir de ahí ya hay dinero y trabajo de por medio, y el precio que se le prometió al paciente no puede cambiar por debajo de la mesa.

• Recepción registra abonos con método de pago (efectivo, tarjeta, transferencia u otro), fecha y referencia.
• El sistema no deja registrar un abono mayor al saldo pendiente.
• El total, lo abonado y el saldo se calculan al momento a partir de las partidas y los pagos: no hay un saldo guardado que se pueda quedar desfasado y provocar una discusión frente al mostrador.
• Cada partida se marca como pendiente, en proceso o terminada, y puede ligarse a la cita en la que se ejecutó.
• El tablero de Presupuestos muestra todos los tratamientos del consultorio y los saldos vivos por cobrar.

El consentimiento se redacta desde el expediente del paciente, indicando el procedimiento y el contenido de lo informado —riesgos, alternativas, cuidados—, y puede ligarse al presupuesto del tratamiento correspondiente. Queda firmado con el nombre del médico y la fecha.

Las imágenes se suben desde el expediente y quedan asociadas al paciente, con la fecha y quién las tomó. Se aceptan JPG, PNG y WebP.

• El archivo no se guarda dentro de la base de datos, sino en almacenamiento de objetos cifrado, y la subida va directo del navegador al almacén.
• Cada vez que abres el expediente, los enlaces a las imágenes se generan de nuevo y caducan a los pocos minutos: no existe una URL pública permanente de la radiografía de un paciente que alguien pueda reenviar.
• Tomar la placa es operar el equipo, así que el asistente puede subirla. Eliminarla queda reservada al médico y al titular: ahí el riesgo es un borrado accidental, no un tema de criterio clínico.

El tablero es la primera pantalla del día: cuántas citas hay hoy, cuántas llevas completadas, quién está esperando ahora mismo, cuántas citas van del mes y cómo se reparten los últimos siete días.

• Tiempo promedio de consulta de los últimos 30 días, medido con las horas reales de inicio y fin, no con la duración que se agendó.
• Tasa de inasistencias del mes en curso.
• Diagnósticos más frecuentes, tomados de los códigos CIE-10 de las notas cerradas.
• Productividad por médico: consultas atendidas y tiempo promedio de cada uno.
• Tendencia de consultas de los últimos seis meses.

Todo se calcula de la operación real. No hay nada que capturar aparte para que los reportes salgan: si trabajaste con la sala de espera y cerraste tus notas, los números ya están.

La campanita de la barra lateral avisa dentro de la aplicación, en el momento, de las cosas que cambian tu siguiente media hora: una cita próxima, un paciente que acaba de llegar y una cita que se canceló. Se marcan como leídas de una en una o todas de golpe.

• La información de cada consultorio está aislada en la base de datos, no solo en el código: el motor niega por omisión cualquier lectura o escritura que no corresponda al consultorio de la sesión.
• Las contraseñas se guardan cifradas con bcrypt; ni nosotros podemos leerlas. Por eso la contraseña inicial de una cuenta nueva se muestra una sola vez.
• Los intentos fallidos de inicio de sesión se limitan por correo y por dirección IP, para frenar los ataques de fuerza bruta.
• El sistema no revela si un correo existe: la respuesta es idéntica ante una cuenta inexistente y una contraseña incorrecta.
• La recuperación de contraseña usa un enlace de un solo uso con caducidad de 30 minutos.
• Toda acción sobre información sensible queda en una bitácora de auditoría con usuario, fecha y detalle: quién dio de alta a un paciente, quién firmó una nota, quién creó o desactivó una cuenta.
• Cada médico tiene su propia cuenta. Compartir un usuario entre varias personas rompe la trazabilidad que exige la ley.

Al elegir Odontología como especialidad, la nota clínica se reconfigura completa. Deja de pedir los siete signos vitales y pide los dos que condicionan la anestesia; cambia las etiquetas al vocabulario dental; y suma los campos que la norma exige asentar en cada cita.

Las piezas tratadas y el tratamiento realizado en la sesión son obligatorios para poder cerrar la nota. La tensión arterial también, con una válvula de escape: en una revisión corta sin procedimiento invasivo puedes cerrar sin signos vitales, pero tienes que declararlo y el motivo queda escrito en la nota. Un expediente con un hueco sin explicación no defiende a nadie; uno que dice «no se tomaron y por esto», sí.

El odontograma se registra dentro de la consulta, haciendo clic sobre la pieza y la cara. Usa la notación FDI de dos dígitos —el estándar internacional y el que espera cualquier dentista— y cubre dentición permanente, temporal y mixta.

• Estados por cara: caries, obturado, fracturado y sellador.
• Estados de pieza completa: ausente, extracción indicada, corona, endodoncia, implante y prótesis.
• Cada marca puede llevar una nota libre.
• Los dientes sanos no se registran: la ausencia de marca es la salud, y guardarla explícitamente solo llenaría el expediente de ruido.

El odontograma queda congelado con la firma de cada nota, así que el expediente muestra cómo estaba la boca en cada visita y no solo cómo está hoy. Al abrir una consulta nueva se precarga con el de la última nota cerrada: el dentista solo marca lo que cambió.

1. 1. Se marca el hallazgo

   Durante la exploración marcas caries en el 16, fractura en el 26, extracción indicada en el 38. Queda en el odontograma de esa consulta.

2. 2. Se convierte en cotización

   Los hallazgos que piden tratamiento se pasan a partidas de presupuesto con un clic, sin recapturar nada. Lo ya resuelto —una obturación existente, una corona puesta— no genera partida: presupuestarla sería cobrar dos veces el mismo trabajo.

3. 3. Tú pones el precio

   Las partidas llegan en ceros a propósito: el precio lo pone el dentista, no el software. Ahí las agrupas por fases del tratamiento.

4. 4. El paciente decide

   Presentas el presupuesto. Si lo acepta, los precios se congelan y el plan pasa a ejecución.

5. 5. Se ejecuta y se cobra

   Cada sesión avanza sus partidas y recepción registra los abonos. El saldo del paciente está siempre al día, sin cuentas a mano.

Alrededor de ese recorrido tienes lo demás en el mismo expediente: las radiografías del caso, el consentimiento informado del procedimiento y las alergias y antecedentes visibles antes de infiltrar.

La NOM-004-SSA3-2012 rige el expediente clínico en México. HealthFlow la traduce a reglas que el sistema aplica solo, en vez de dejarlas a la memoria de quien captura.